Bardzo często problem pojawia się wtedy, gdy trzeba zdefiniować jak zmierzyć cele do osiągnięcia i jak monitorować postęp podjętych działań, oraz czy organizacja zmierza w dobrym kierunku. Praca z KPI (Key Performance Indicators) to już nie tylko domena korporacji. Dedykowane pod swoje potrzeby wskaźniki mogą być tworzone w każdej firmie, a ich rola jest często niedoceniana. Tutaj pojawia się pytanie fundamentalne – KPI mierzyć, czy nie mierzyć?
KPI co to jest?
Kluczowe wskaźniki efektywności to fundamentalne narzędzia wsperające i mające istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji przez menedżerów każdego szczebla. Informują w sposób obiektywny czy ich dział, linia, fabryka, a tym samym cała firma płynnie zmierza w dobrym kierunku, czy postawione cele się nie rozmywają. Odpowiednio dopasowany zestaw wskaźników pozwala określić poziom efektywności obszarów objętych analizą, a także wskazać te, które wymagają wsparcia i optymalizacji.
Istotne jest to, aby wskaźniki nie były tylko punktami, za które można otrzymać premię, lub ją stracić. Takie podejście w oczywisty sposób pokazuje, że organizacja nie odrobiła lekcji z budowania swojego DNA. Uzależnienie premii jedynie od wyników nie tylko może doprowadzić do niezdrowej atmosfery w organizacji, ale również do tworzenia silosów, braku komunikacji i ukrywania, oraz nierozwiązywania problemów. W konsekwencji do wzrostu kosztów we wszystkich obszarach.
KPI – co mierzyć?
Dobór wskaźników powinien wynikać z Misji, Wizji i Celów Strategicznych Organizacji. Wysokie poziomy zaś potwierdzać, że firma jest spójna, doskonale zna, rozumie jaki jest jej cel i dokąd zmierza. Pracownicy właściwie rozumiejący potrzebę monitorowania procesów chętnie współpracują i rozwiązują problemy.
Nie jest problemem na papierze opisać kilkadziesiąt wzorów i przekazać je do raportowania. Pytania jakie trzeba sobie zadać to:
➡️Po co?
➡️Co nam to da?
➡️Jaką wartość dodaną będę miał/miała znając wartość danej miary?
➡️Jak często potrzebuję coś mierzyć?
➡️Czy moje procesy są dostosowane do tego, aby takie pomiary wykonywać?
➡️Czy pracownicy rozumieją cel zmian?
I wiele innych, które jeśli postawimy sobie właściwie oraz na nie odpowiemy, będą drogowskazem pozwalającym na przygotowanie organizacji do zmian. To z kolei przełoży się na właściwe wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie KPI.