W dużych organizacjach ważną funkcję pełni osoba – konsultant wdrożeniowy, która podejmie się odpowiedzialności za koordynację projektu wdrożenia lub aktualizacji istniejącego systemu całościowo. Wymaga to dużych kompetencji z zakresu nie tylko zarządzania projektem, ale też olbrzymiej wiedzy na temat procesów wewnętrznych organizacji. Nie należy bagatelizować jednej z najistotniejszych kwestii, niestety często marginalizowanych – mianowicie LUDZI. To oni w przyszłości mogliby wziąć czynny udział w modelowaniu procesów w systemie. Docelowo byliby kluczowi dla poszczególnych procesów i stanowiliby pierwszą linię wsparcia dla użytkowników końcowych.
Jak znaleźć właściwą osobę?
Bardzo często organizacje nie mają takich kompetencji wewnątrz, stąd po pierwszej fali euforii przychodzi etap zwątpienia.
➡️Czy warto, czy się uda?
➡️Nie ma kim, nie ma czym…
➡️Jak zatrudnimy kogoś z zewnątrz, to już nie będzie tak tanio…
➡️A jak przyjdzie ktoś obcy, to nie będzie mu tak zależało…
Takie pytania mnożone przez pracowników, kierowników trafiają do osób decyzyjnych i potęgują wahanie. W konsekwencji mogą prowadzić do zamrożenia decyzji o starcie inwestycji.
Co robić w sytuacji, kiedy istniejące zasoby w organizacji są wystarczające do wykonywania bieżących zadań, ale pozostają jedynie potencjałem w kontekście rozwoju. Rozwoju, który nieuchronnie czeka firmę za sprawą świadomego managementu czującego potrzebę inwestowania w technologię, bez względu na to, czy będzie to cyfryzacja, automatyzacja, czy robotyzacja.
Postęp technologiczny jest wszechobecny. Kwestia indywidualną organizacji jest jej tempo i zdolność implementacji nowości.
Konsultant wdrożeniowy – wybór dobry czy najlepszy?
Rozwiązaniem problemu może być zatrudnienie osoby, która kompleksowo przeanalizuje potrzeby organizacji, dobierze odpowiednie rozwiązanie, poprowadzi cały proces wdrożenia i uruchomienia. Po zakończeniu projektu konsultant wdrożeniowy będzie również wsparciem dla zespołu, przeprowadzi szkolenia, wdroży dokumentację i procedury. Pomoże to zatrzymać wiedzę w firmie. Taka współpraca może przynieść wiele korzyści. PM-owie od strony dostawcy pracują zwykle w różnych projektach. Po zakończeniu fazy wdrożenia nie posiadają tak dużych zasobów czasowych jak wcześniej. Dodatkowo organizacja przechodzi na opiekę powdrożeniową, która działa już zwykle na innych zasadach.
Jeśli projekt jest duży, a rozwiązanie drogie, do tego nie ma kompetencji w organizacji – zatrudnienie konsultanta z zewnątrz może się zwrócić nawet dwukrotnie. Nawet przy „małych wdrożeniach” jest to dobre rozwiązanie. Jeśli nie zaoszczędzi budżetu wdrożeniowego, może zaoszczędzić czas wdrożenia. W konsekwencji przełoży się na oszczędności kosztowe, z tą różnicą, że widoczne będą na innych pozycjach bilansu 😉